Politique de protection des données personnelles et cookies

OLENBEE s’engage à préserver la confidentialité des informations fournies en ligne et plus généralement à protéger les informations personnelles et la vie privée de ses collaborateurs, partenaires, prestataires, visiteurs du site internet et de toute personne ayant recours à ses services de manière générale, dans le respect des réglementations en vigueur et en particulier de la loi dite « Informatique et Libertés » n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et du Règlement Européen 2016/679 (RGPD) concernant la protection des données personnelles.

La présente politique a pour objectif de vous informer :

• Des objectifs poursuivis par les traitements de données (finalités) ;
• Des types de données personnelles que nous collectons vous concernant ;
• Sur la manière dont vos données à caractère personnel sont traitées ;
• Des conditions et modalités d’utilisation de vos données personnelles et de vos droits à cet égard, dans le respect de la législation européenne et française.

Toutes les opérations sur vos données personnelles sont réalisées dans le respect des réglementations en vigueur et notamment du Règlement n°2016/679, dit règlement général sur la protection des données (« RGPD »), la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés et de toute législation nationale applicable à la protection des données.

Sans préjudice des choix qui vous sont ouverts par les présentes et par la Loi, vous reconnaissez avoir pris connaissance et accepté la présente Politique.

Si vous êtes en désaccord avec les termes de la présente politique, vous êtes libre de ne pas fournir de donnée à caractère personnel. Vous êtes néanmoins averti que la communication de certaines de ces données conditionnent l’accès aux services et qu’en l’absence de cette communication certaines fonctionnalités et services peuvent en être dégradés.

1. DÉFINITIONS

Les termes suivants auront la signification suivante :

Une « Donnée à caractère personnel » désigne toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres.

Un « Traitement de données à caractère personnel » désigne toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliqués à des données, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.

Le « Responsable du traitement » est la personne morale ou physique qui détermine les finalités et les moyens d’un traitement, c’est-à-dire l’objectif et la façon de le réaliser. En pratique et en général, il s’agit de l’organisme privé ou public, incarné par son représentant légal.

Un « Sous-traitant » désigne la personne physique ou morale ou tout autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement.

Les « Tiers autorisés » la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou l’organisme, placés sous l’autorité directe du responsable du traitement ou du sous-traitant, qui sont autorisés à traiter les données à caractère personnel.

2. RESPONSABLE DE TRAITEMENT ET DELEGUE A LA PROTECTION DES DONNÉES

Le responsable de traitement du site www.olenbee.com est la société Olenbee SAS – 9 rue du Renard – 76000 Rouen

Le représentant légal Arnaud Martenat, Président a nommé un délégué à la protection des données personnelles joignable à l’adresse suivante : dpo.policy@olenbee.com.

3. DONNÉES PERSONNELLES COLLECTÉES, FINALITÉS ET BASES LÉGALES

A l’occasion de l’utilisation du site www.olenbee.com, certaines données personnelles peuvent être recueillies.

• Gestion des simulations pour les prospects
  • Catégories de données collectées : Identité et coordonnées
  • Base légale : Intérêt légitime de prospection commerciale
  • Durée de conservation : 1 an après la fin de validité de votre compte
• Gestion de la newsletter
  • Catégories de données collectées : Adresse mail
  • Base légale : Consentement
  • Durée de conservation : Les informations seront conservées jusqu’à désinscription de la personne
• Réalisation de statistiques d’audience en vue d’améliorer l’expérience utilisateur et d’offrir des contenus personnalisés
  • Catégories de données collectées : Données de connexion
  • Base légale : Consentement
  • Durée de conservation : 13 mois maximum
• Gestion des demandes (SAV / FAQ) d’information et de prise de contact
  • Catégories de données collectées : Via le formulaire de contact : identité, coordonnées, tout document utile à la résolution d’un demande SAV
  • Base légale : Intérêt légitime
  • Durée de conservation : 13 mois après la finalisation du traitement de la demande

De manière générale, toutes les données de nos clients sont également collectées à des fins de gestion comptable, facturation et de recouvrement des créances de la société Olenbee sur la base de nos obligations légales, de nos relations contractuelles ou de notre intérêt légitime.

Préalablement à la collecte des données, vous serez informé(e) si les données personnelles sollicitées doivent obligatoirement être renseignées ou si elles sont facultatives.

Les données identifiées par un astérisque au sein des formulaires sont obligatoires. À défaut de les fournir, l’accès aux Services et leur utilisation par la personne concernée seront impossibles ou une demande liée à un formulaire ne pourra être satisfaite.

Les autres données sont facultatives et leur non-fourniture ne remettra pas en cause la délivrance des prestations promises ou les réponses à des demandes de renseignement, bien qu’elle puisse en limiter la pertinence.

4. DESTINATAIRES DES DONNÉES, TIERS AUTORISÉS ET SOUS-TRAITANTS

Les destinataires des données sont les suivants :

• Gestion des simulations pour les prospects : Équipe Commerciale, Équipe Marketing
• Gestion de la newsletter : Équipe Marketing
• Réalisation de statistiques d’audience en vue d’améliorer l’expérience utilisateur et d’offrir des contenus personnalisés : Équipe Marketing
• Gestion des demandes (SAV / FAQ) d’informations et de prise de contact : Équipe Commerciale, Équipe Administration des Ventes et Support
• Gestion des simulations pour les prospects : Équipe Commerciale, Équipe Marketing
• Gestion de la newsletter : Équipe Marketing

Tiers autorisés :

Olenbee SAS se réserve le droit de transmettre vos données personnelles afin de satisfaire à ses obligations légales, et notamment si elle en était contrainte par réquisition judiciaire.

Conformément à la réglementation en vigueur, vos données personnelles peuvent être transmises aux organismes, auxiliaires de justice et officiers ministériels autorisés par une disposition législative ou réglementaire, dans le cadre d’une mission particulière ou de l’exercice d’un droit de communication.

Lorsque Olenbee SAS est confrontée à une demande de communication venant d’un tiers s’appuyant sur un texte, nous nous assurons que la disposition avancée est en vigueur, et qu’elle prévoit effectivement un droit de communication au bénéfice du demandeur.

Olenbee SAS veille à ne transmettre que les données prévues par le texte ou, en cas d’imprécision de ce dernier, les seules données qui lui apparaissent strictement nécessaires pour atteindre le but recherché.

La communication des données sera réalisée selon des modalités permettant de s’assurer de leur sécurité, en adaptant la mesure retenue à la nature des données et aux risques en présence.

Sous-traitants :

Dans le cas où Olenbee SAS confie les activités de traitement de données à des sous-traitants, il est fait uniquement appel à des sous-traitants qui présentent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées de sorte que le traitement réponde aux exigences de fiabilité et de sécurité requises par la réglementation applicable et garantisse la protection des droits des personnes.

Aucune information personnelle de l’utilisateur du site www.olenbee.com n’est publiée à l’insu de l’utilisateur, échangée, transférée, cédée ou vendue sur un support quelconque à des tiers. Seule l’hypothèse du rachat de Olenbee SAS et de ses droits permettrait la transmission des dites informations à l’éventuel acquéreur qui serait à son tour tenu de la même obligation de conservation et de modification des données vis à vis de l’utilisateur du site.

5. MESURES DE SÉCURITÉ

Compte tenu de l’évolution des technologies, des coûts de mise en œuvre, de la nature des données à protéger ainsi que des risques pour les droits et libertés des personnes, Olenbee SAS met en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la confidentialité des données à caractère personnel collectées et traitées et un niveau de sécurité adapté au risque avec notamment :

• Une charte informatique
• La gestion des habilitations
• Une politique de mot de passe
• Des contrôles des accès physiques et logiques
• La lutte contre les codes malveillants (virus, logiciels espions, bombes logicielles …)
• La protection des canaux informatiques (réseaux)
• Des sauvegardes
• Des cloisonnements des données
• Chiffrement
• Des politiques de contrôles des niveaux de sécurité via des audits externes

Les espaces clients, commerçants et bénéficiaires dédiés à la gestion des services Olenbee utilisent un certificat SSL. Il est symbolisé par le cadenas présent sur la barre d’adresse. Ce dernier vous garantit que les informations transmises entre votre navigateur et notre site sont sécurisées.

Le personnel et les collaborateurs Olenbee SAS sont également sensibilisés à la protection des données à caractère personnel.

6. TRANSFERT HORS UE

Les données à caractère personnel ne sont pas transférées en dehors de l’Union européenne.

7. EXERCICE DES DROITS

Conformément à la Loi « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée et au Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des données à caractère personnel, vous disposez des droits suivants sur vos données : droit d’accès, droit de rectification, droit à l’effacement (droit à l’oubli), droit d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité, selon les conditions applicables en fonction du traitement concerné.

Vous pouvez également définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données à caractère personnel après votre décès.

Pour exercer vos droits RGPD, vous pouvez nous contacter :

• par mail à privacy.policy@olenbee.com
• ou par courrier à l’adresse suivante : Olenbee SAS – 9 rue du Renard – 76000 Rouen

Nous vous remercions de nous préciser l’objet de votre demande et le(s) droit(s) dont vous entendez vous prévaloir. En cas de doute raisonnable sur votre identité, un justificatif valide pourra vous être demandé.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits sur vos données personnelles ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.

8. COOKIES & AUTRES TRACEURS

Lors de la consultation de notre site, des cookies (aussi appelés : témoins de connexion) sont déposés sur votre appareil afin de réaliser des statistiques d’audience, d’améliorer l’expérience utilisateur et d’offrir des contenus personnalisés.
Certains cookies sont obligatoires car ils permettent d’assurer le bon fonctionnement de notre site internet, d’autres nécessitent votre consentement.

Pour ajuster vos préférences vous pouvez utiliser le panneau de gestion des cookies : Cliquez sur l’icône jaune en bas à gauche > Ouvrez l’onglet « Personnaliser » > Décochez les cookies non souhaités.

Toutefois, nous vous informons qu’en refusant les cookies, certaines fonctionnalités, du site ne seront pas accessibles, ce dont nous ne saurions être responsables.

Nous attirons également votre attention sur le fait que, lorsque vous vous opposez à l’installation ou à l’utilisation d’un cookie, un cookie de refus est installé sur votre équipement terminal. Si vous supprimez ce cookie de refus, il ne sera plus possible de vous identifier comme ayant refusé l’utilisation de cookies. De même, lorsque vous consentez à l’installation de cookies, un cookie de consentement est installé. Les cookies de consentement ou de refus doivent rester sur votre équipement terminal.

Les cookies permettent de conserver, pendant la durée de validité du cookie concerné, des informations d’état lorsqu’un navigateur accède aux différentes pages d’un site web ou lorsque ce navigateur retourne ultérieurement sur ce site web.

Plusieurs types de cookies sont susceptibles d’être utilisés par le site : Google Analytics, Plezi

1. Les cookies fonctionnels

Les cookies fonctionnels sont indispensables au fonctionnement du site et à la navigation des utilisateurs. Ils permettent notamment aux personnes d’utiliser les principales fonctionnalités des sites et de sécuriser leur connexion.
Ces cookies ont une durée de vie très courte, le temps que la session reste active.
Sans ces cookies, les utilisateurs ne pourront pas utiliser normalement le site et il est, par conséquent, déconseillé d’empêcher leur utilisation ou de les supprimer.

2. Les cookies d’optimisation de l’expérience utilisateur

Ces cookies permettent d’optimiser le fonctionnement du site. Ils permettent également d’adapter la présentation de ces sites aux préférences d’affichage du terminal utilisé par les personnes lors de leurs visites. Ces cookies permettent ainsi aux utilisateurs d’avoir une navigation fluide et sur mesure.
Ils ont une durée de vie maximale de treize mois.
En cas de refus de la mise en œuvre de ces cookies, les utilisateurs ne pourront pas bénéficier des fonctionnalités décrites ci-dessus.

3. Les cookies de performance technique

Les cookies de performance technique nous permettent de suivre les performances techniques de ses sites, de détecter des problèmes afin de réduire autant que possible une gêne pour l’Utilisateur, d’activer et de seconder les fonctionnalités de sécurité, mais aussi d’aider à détecter des activités malveillantes et des violations de ces conditions générales d’utilisation.
La durée de vie des cookies de performance technique est limitée à treize mois.
Le fait de refuser la mise en œuvre de tels cookies ou de les supprimer n’a pas d’incidence sur la navigation des personnes sur les sites, mais est de nature à limiter les capacités d’amélioration de la qualité de services proposés aux visiteurs de ses sites.

4. Les cookies de mesure d’audience

Les cookies de mesure d’audience et de statistique nous permettent de connaître l’utilisation et les performances des sites, d’établir des statistiques, des volumes de fréquentation et d’utilisation de divers éléments (contenus visités, parcours…) aux fins d’améliorer l’intérêt et l’ergonomie des services proposés (les pages ou les rubriques les plus souvent consultées, les articles les plus lus …). Ces cookies servent également à mesurer le trafic de consultation du site internet.

Pour certains de ces cookies, l’adresse IP (seule donnée liée à l’identification des visiteurs des Sites dans ce cadre), fait l’objet d’une anonymisation avec suppression du dernier octet.

La durée de vie des cookies de mesure d’audience est limitée à treize mois.

Le fait de refuser la mise en œuvre de tels cookies ou de les supprimer n’a pas d’incidence sur la navigation des personnes sur les sites, mais est de nature à limiter les capacités d’amélioration de la qualité de services proposés aux visiteurs de ses sites.

5. Les cookies de partage (réseaux sociaux)

Le site inclut des boutons ou modules de réseaux sociaux, tels que Facebook, Twitter, YouTube et LinkedIn qui permettent aux visiteurs de partager des contenus du site www.olenbee.com avec d’autres personnes ou de faire connaître à des tiers votre consultation ou votre opinion concernant un contenu de notre site.

Lorsque les visiteurs utilisent ces boutons de partage, un cookie tiers du réseau social est installé. Si les visiteurs sont connectés au réseau social lors de leur navigation sur les sites, les boutons de partage permettent de relier les contenus consultés à leur compte utilisateur.

Les visiteurs sont invités à consulter les politiques de protection de la vie privée de ces réseaux sociaux afin de prendre connaissance des finalités d’utilisation, notamment publicitaires, des informations de navigation qu’ils peuvent recueillir grâce à ces boutons applicatifs, et de la durée de vie des cookies associés.

9. LIMITATION DE RESPONSABILITE

Olenbee SAS ne saurait être tenue pour responsable de l’exactitude et de la pertinence des informations mises en ligne par l’utilisateur.

10. MODIFICATION DE LA PRESENTE POLITIQUE

En cas de modification de la présente Politique par Olenbee SAS ou si la loi l’exige, elle sera publiée sur notre Site et sera effective dès sa publication. Par conséquent, nous vous invitons à vous y référer lors de chaque visite afin de prendre connaissance de sa dernière version disponible en permanence sur notre Site.

La présente politique de protection des données a été rédigée avec l’aide du Cabinet de conseil en protection des données ACTECIL